ROI（投資利益率）を向上させる方法はいくつかありますが、ここでは、その一例をご紹介します。
このシリーズでは、企業がROIの向上を実現できる方法について解説しています。今回は、テクノロジーを活用して人為的ミスを回避する方法を見ていきましょう。
私たち人間は誰もがミスをします。しかし、こうした失敗の修正に費やす時間のうち、納得できるものはどの程度あるでしょうか？そして、そもそもこうした失敗が起こらないようにする方法は存在するのでしょうか？
今後、テクノロジーが人間の仕事を奪うだろうということはよく言われていますが、その影響が私たちの生活を豊かにする可能性もあります。つまり、ミスを見つけることに時間を費やすのではなく、より多くの利益をもたらし、より高い価値のある仕事に専念できるようになるのです。
人間の能力のみに頼るという問題
当社のお客様の多くが、入札プロセスの中で、時には同じプロジェクトの図面を何度も作成しなければならないとおっしゃっています。平均して、1件のプロジェクトあたり7回の再作成が行なわれています。このような状況で、時間を有効に活用していると言えるでしょうか？しかもこの平均値は取引を結ぶ前のものであり、それまでに費やしたすべての労力が報われない場合も多いのです。
だとしたら、なぜこれほどの時間とリソースを費やして、同じプロジェクトの図面を何度も作成しなくてはならないのでしょうか？
その答えはシンプルです。それぞれの部門が図面の異なる部分を必要とし、それぞれが別のツールを使っているからです。この手間により多くの時間が必要とされ、作業の重複が発生し、ミスが発生するリスクが高まることは明白です。
図面を何度も描き直す場合、仕様書も絶えず更新しなくてはなりません。これを手動で行うと、変更を見逃したり、部品の追加を忘れたり、間違った部品番号を入力するという事態が起こりやすくなります。
設計プロセスでミスが発生する可能性が極めて高いことがわかれば、企業は仕様をチェックする担当者を配置するでしょう。しかしこの方法では、人為的ミスを回避するために、さらに多くの時間、費用、リソースを無駄にすることになります。
＜例＞顧客のプロジェクトの見通しを把握するために、営業部門がモックアップを作成します。このモックアップがエンジニアや設計者の手に渡り、正確な図面が作成されます。その後、同じプロジェクトにかかる費用の計算を目的として、3度目の図面が作成されます。プロジェクトが具体化したら、今度は設置について考えなければいけません。この簡単な例でもすでに、異なるチームによって図面が4回作成されています。 さらに、顧客との対話を経て、平均で3～10回の変更が加えられます。変更が入るごとにそれぞれの部門が図面を作成し、同じアップデートを加える必要があります。先ほどの例で、平均の最低値である3回の変更を加えるとすれば、合計で12回の描き直しが必要になります。顧客がなかなか決断を下せず、変更が10回なされたとしたら、描き直しは40回にものぼります。 |
しかし、問題はここで終わりません。手作業によるプロセスでたった1つのミスが、後に甚大な損失を招く恐れがあります。
部品番号の入力を間違えて、注文とは違う色の機器やオフィス家具などが納品される事態を想像してみてください。
あるいは、リードタイムにすでに数週間の遅れが出ているにも関わらず、製品の注文数を間違えるケースもありえます。最悪の場合、こうしたミスによりプロジェクト全体がストップし、スケジュールの調整がつかなくなったり、最初のプロジェクトに修正を加えるためにほかのプロジェクトを計画し直すことさえ考えられます。
1つの小さなミスが波状効果でいくつもの部門に影響を与え、費用の増加や納品の遅延を招き、プロジェクトに関与する顧客と従業員の両方で全体的な不満が高じてしまいます。
解決策
幸いなことに、こうした問題を解決するより良いプロセスとツールがあります。優れた営業成績を達成できるかどうかは、依然として人的能力と顧客とのコミュニケーションが鍵となりますが、適切なツールとテクノロジーを活用することで、より効率的に、正確に、そして快適に仕事ができるようになり、従業員は、技術的な詳細ではなく人間的なやり取りに注力できるようになります。
では、その方法を確認してみましょう。
- 適切なテクノロジーがあれば、複数の人々が同じ図面を使って同時に作業できるようになり、図面を再作成する必要がなくなります。さらに、各業務プロセスにまつわる多くのステップを自動化することも可能です。図面を描き直す手間がなくなるだけでも、人為的ミスを招く数え切れないほどのステップを排除し、費用の増加と利益の損失を防ぐことができます。
- もう1 つのメリットは、営業担当者が常に正確な製品と価格リストを利用できるという点です。あちこちの部門に問い合わせることなく、より正確な見積もりを顧客に即座に提供できます。
- 設計者とエンジニアは、営業部門が顧客の要望に合わせて調整した図面を引き続き使用できるので、図面を描き直したり、改訂版を複数の部門に送ったりする必要がなくなり、時間を大幅に節約できます。
これが新しい仕事の進め方であり、すでにその成果が実証されています。当社の多くのお客様から、CETを導入したことでプロセスが合理化し、業界によってプロジェクトに要する時間が数か月から数週間、あるいは数週間から数時間に短縮されたというご報告をいただいております。
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